Politica Confidentialitate

 

RETENZA SRL cu sediul social in Romania, Bucuresti, Str. XXXX, avand cod unic de inregistrare ROXXXXX si numarul de ordine in Registrul Comertului JXX/XX/XXXX, denumita in continuare “Operatorul”, “Compania” sau “Retenza”,  este Operator de date cu caracter personal.

Datele cu caracter personal vor fi colectate si prelucrate de catre RETENZA SRL numai in masura permisa prin Regulamentul (UE) nr. 679/2016 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date (RGPD sau GDPR) si legislatia romana conexa.

Prezenta Politica are rolul de a va informa asupra modului in care prelucram datele cu caracter personal pe care le colectam de la Dumneavoastra, pe care Dumneavoastra ni le comunicati prin intermediul websiteului www.retenza.ro sau pe care le colectam ca operator imputernicit de la clientii Dumneavoastra.

In cazul in care aveti nevoie de mai multe informatii, iar acestea nu se regasesc in prezenta Politica, ne puteti scrie la adresa de email info@retenza.ro.

Ne rezervam dreptul de a actualiza periodic aceasta Politica. Versiunea actualizata a Politicii va fi afisata pe site. Data ultimei actualizari a prezentei politici este afisata in subsolul acestei sectiuni.

 

1. Documente de referinta

Regulamentul (UE) nr. 679/2016 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE;

Legea nr. 190 din 18 iulie 2018 privind masuri de punere in aplicare a Regulamentului (UE) 679/2016 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor);

Legea nr. 506 din 2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal si protectia vietii private in sectorul comunicatiilor electronice;

Legea nr. 365 din 2002 privind comertul electronic;

Legislatia secundara: decizii ale Autoritatii Nationale pentru Supravegherea Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (in continuare “A.N.S.P.D.C.P.”).

 

2. Definitii

Date cu caracter personal: orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila (persoana vizata); o persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online sau unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Categorii speciale de date cu caracter personal: orice informatie care dezvaluie originea rasiala sau etnica, opiniile politice, confesiunea religioasa sau convingerile filozofice sau apartenenta la sindicate, date genetice, date biometrice pentru identificarea unica a unei persoane fizice, date privind sanatatea sau date privind viata sexuala sau orientarea sexuala ale unei persoane fizice.

Prelucrarea datelor cu caracter personal (prelucrare): orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea.

Restrictionarea prelucrarii: marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora.

Crearea de profiluri/profilarea: orice forma de prelucrare automata a datelor cu caracter personal care consta in utilizarea acestora pentru a evalua anumite aspecte personale referitoare la persoana fizica, in special pentru a analiza sau prevedea aspecte privind preferintele personale, interesele, comportamentul, etc.

Sistem de evidenta a datelor cu caracter personal: orice set structurat de date cu caracter personal accesibile conform unor criterii specifice, fie ele centralizate, descentralizate sau repartizate dupa criterii functionale sau geografice.

Operator de date, Retenza, noi: persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care, singur sau impreuna cu altele, stabileste scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci cand scopurile si mijloacele prelucrarii sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevazute in dreptul Uniunii sau in dreptul intern.

Persoana imputernicita de operator (imputernicit): persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care prelucreaza datele cu caracter personal in numele operatorului.

Persoana autorizata sa prelucreze date (persoana autorizata): operatorul sau imputernicitul sau persoanele care, sub autoritatea directa a operatorului sau a imputernicitului, sunt autorizate sa prelucreze date.

Persoana vizata: inseamna orice persoana fizica care are acces in incinta sediilor si punctelor de lucru Retenza, precum si in locuri si spatii deschise sau destinate publicului, inclusiv pe caile de acces pe domeniul companiei.

Parte terta: inseamna o persoana fizica sau juridica, autoritate publica, agentie sau organism, altul decat persoana vizata, operatorul, persoana imputernicita de operator si persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei imputernicite de operator, sunt autorizate sa prelucreze date cu caracter personal.

Destinatar: persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism careia ii sunt divulgate date cu caracter personal, indiferent daca este sau nu o parte terta.

Consimtamant: orice manifestare de vointa libera, specifica, informata si lipsita de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta accepta, printr-o declaratie sau printr-o actiune fara echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc sa fie prelucrate.

 

3. Obiective

Obiectivele Politicii de confidentialitate si protectie a datelor cu caracter personal sunt:

a) De a asigura informarea persoanelor vizate cu privire la modul de prelucrare a datelor cu caracter personal si la drepturile pe care persoanele vizate le au si modul lor de exercitare;

b) De a asigura conformitatea cu legislatia in domeniul protectiei datelor cu caracter personal;

c) De a minimiza riscurile prin prevenirea incidentelor de protectie a datelor cu caracter personal si reducerea impactului lor potential;

d) De a creste increderea clientilor in serviciile oferite de Operator.

Operatorul prelucreaza datele personale colectate in temeiul:

- incheierii si executarii contractelor cu clientii;

- intemeiat pe tranzactii anterioare, in vederea realizarii intereselor legitime in relatie cu scopurile declarate;

- in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine Operatorului;

- in alte situatii, in temeiul consimtamantului clientilor.

 

4. Scopurile prelucrarii datelor cu caracter personal

Scopurile prelucrarii datelor sunt:

• Furnizarea si prestarea serviciilor:

a) Crearea si administrarea contului de utilizator al pe websiteul www.retenza.ro si informarea utilizatorilor privind situatia acestui cont;

b) Informarea utilizatorilor privind prestarea serviciilor (confirmarea achizitiei unui plan de servicii, partajarea resurselor, facturarea);

c) Autentificare sau acordare acces in anumite sectiuni din site sau in etapa de efectuare a platilor online: in cazul in care achizitionati un plan de servicii pe site, daca optati pentru plata online cu cardul, plasarea comenzii implica faptul ca persoanelor vizate li se va solicita identitatea intr-un pas suplimentar. Aceasta autentificare aditionala confirma ca Dumneavoastra sunteti titularul si utilizatorul de drept al cardului ale carui date sunt introduse in pagina procesatorului de plati;

d) Transmitere informatii sau mesaje privind serviciile care se afla in sectiunea “Cosul meu”, caz in care datele sunt prelucrate pentru a face demersuri la cererea pesoanei vizate inainte de incheierea unui contract de vanzare (adaugarea unui plan de servicii in cosul de cumparaturi), pentru clarificarea situatiei vanzarii respective;

e) Incheiere contract pentru un plan de servicii;

f) Colectarea si prelucrarea datelor clientilor Dumneavoastra ca operator imputernicit in scopul implementarii serviciilor;

g) Acordare suport cu privire la serviciile Retenza;

Prelucrarea in acest scop este efectuata inclusiv atunci cand alegeti sa ne contactati direct prin formularul de contact de pe site, caz in care Opertorul solicita urmatoarele date personale: nume, prenume, numarul de telefon, adresa de email, in vederea solutionarii cererii Dumneavoastra.  Interactiunea cu Dumneavoastra in acest caz nu este conditionata de crearea unui cont de utilizator, datele de contact putand fi introduse de orice persoana interesata, care doreste sa interactioneze cu Operatorul.

Aceste tipuri de prelucrari de date sunt necesare pentru incheierea si executarea contractelor de vanzare si prestari de servicii si pentru indeplinirea cerintelor impuse de legislatia fiscala.

• In scopul imbunatatirii serviciilor:

a) Intr-un termen rezonabil dupa achizitionarea unui serviciu, va putem utiliza adresa de email pentru transmiterea unei solicitari de recenzie referitoare la serviciul achizitionat. Utilizatorii nu sunt obligati in niciun fel sa acorde recenzii;

b) Va putem invita sa completati chestionare de satisfactie dupa oferirea serviciilor sau participarea la anumite actiuni de marketing;

c) Putem desfasura studii sau cercetari de piata, in mod direct sau indirect, efectua statistici sau putem urmari si monitoriza vanzarile si comportamentul comercial al utilizatorilor.

Aceste tipuri de prelucrari de date sunt realizate in interesul legitim al Operatorului de a desfasura activitati comerciale, cu respectarea drepturilor Dumneavoastra.

• In scop de marketing:

a) Transmitere comunicari comerciale, de promovare a serviciilor (oferte de servicii), de publicitate, media, de dezvoltare si informare a utilizatorilor despre aceste actiuni, transmitere informatii despre produsele adaugate in sectiunea Finalizeaza comanda, transmitere recomandari personalizate. In acest scop, putem trimite comunicarile comerciale prin canalele de comunicare puse la dispozitie de catre Dumneavoastra: email, SMS, apel telefonic, mesaje de tip web/mobile push, etc.

Aceste tipuri de comunicari pot contine informatii generale privind portofoliul servicii, oferte/promotii curente sau informatii specifice, in legatura cu preferintele utilizatorilor pentru anumite servicii din portofoliu. Prelucrarea de date poate fi bazata pe informatiile referitoare la comportamentul comercial al utilizatorului, pentru crearea unui profil.

Acest tip de prelucrare de date este intemeiat pe consimtamantul prealabil al utilizatorului (persoanei vizate), exprimat prin actiuni pozitive (bifarea unei casute sau acceptarea Termenilor si Conditiilor). 

Consimtamantul prealabil poate fi retras in orice moment, prin accesarea linkului sau butonului de dezabonare din mesaj sau din subsolul emailului sau prin contactarea noastra, caz in care puteti solicita sa oprim prelucrarea datelor in acest scop.

b) In cazul in care am obtinut in mod direct adresa de posta electronica a utilizatorului (persoanei vizate) cu ocazia vanzarii catre acesta a unui serviciu, este posibil sa ii transmitem acestuia mai multe informari referitoare la serviciile achizitionate; acest tip de prelucrare de date se va realiza cu respectarea drepturilor persoanelor vizate, cu oferirea posibilitatii ca persoana vizata sa se opuna printr-un mijloc simplu si gratuit unei asemenea prelucrari, cu ocazia fiecarui mesaj transmis prin butonul de Dezabonare sau solicitarea directa de a opri aceste comunicari. Acest tip de prelucrare de date se realizeaza in interesul legitim al Operatorului de a intretine relatia comerciala pe care o are cu persoana vizata, in baza tranzactiilor incheiate.

• In activitati curente ce au la baza obligatia legala:

a) Indeplinirea obligatiilor privind gestionarea sesizarilor transmise de catre avertizorii de integritate, dupa caz, in situatia exceptionala in care nu au fost utilizate canalele interne de raportare, situatie in care operatorul se obliga sa nu dezvaluie identitatea avertizorului sau informatiile care ar permite identificarea directa sau indirecta a acestuia;

b) Indeplinirea cerintelor impuse de legislatia fiscala si contabila.

 

5. Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

Prelucram datele Dumneavoastra cu caracter personal pe care ni le furnizati, cum ar fi, dar fara a se limita la: prenume, nume, email, numar de telefon, adresa de facturare, detalii de facturare, date de cont bancar, etc.

Atat in cazul campaniilor organizate prin intermediul platformelor externe, cat si in cazul accesarii platformelor prin pluginuri din site sau in baza carora oferim anumite servicii, prelucrarea datelor se realizeaza in conformitate cu politicile de prelucrare ale platformelor respective.

Retenza ar putea sa transfere datele personale catre alte companii aflate in exteriorul Spatiului Economic European. In astfel de cazuri, Retenza va lua o serie de masuri pentru a asigura un nivel adecvat de protectie a persoanelor fizice, similar cu cel oferit de legislatia europeana. Printre aceste masuri se regasesc si incheierea de clauze contractuale standard aprobate la nivel european si aplicarea regulilor corporatiste obligatorii.

De asemenea, nu dorim sa colectam sau sa prelucram date ale minorilor care nu au implinit varsta de 18 ani. Daca observam ca datele furnizate cuprind informatii despre minori, acestea vor fi sterse.

Nu vor fi prelucrate date cu caracter special si informatii referitoare la persoane sau grupuri/comunitati definite de gen, varsta, rasa, etnie, nationalitate, cetatenie, credinte religioase, orientare sexuala, nivel de educatie, categorie sociala, afectiuni medicale sau caracteristici fizice.

Pe siteul www.retenza.ro putem prelucra informatii in cookies si tehnologii similare, in conformitate cu Politica Cookies.

 

6. Destinatari

Retenza poate furniza datele Dumneavoastra cu caracter personal altor companii cu care se afla în relatii de parteneriat, dar numai in temeiul unui angajament de confidentialitate din partea acestora, prin care garanteaza ca aceste date sunt pastrate in siguranta si ca furnizarea acestor informatii personale se face conform legislatiei in vigoare, dupa cum urmeaza: furnizori parteneri de servicii, furnizori de servicii bancare, operatori de telefonie mobila, entitati juridice private non-profit colaboratoare, alte companii cu care putem dezvolta programe comune de ofertare pe piata a serviciilor noastre, parteneri ai Retenza ce actioneaza in limitele si scopurile stabilite de noi, conform conditiilor din prezenta Politica.

Accesul la datele Dumneavoastra de catre tertii persoane juridice de drept privat se realizeaza in conformitate cu prevederile legale privind protectia datelor si confidentialitatea informatiilor, in baza unor contracte incheiate cu acestia.

 

7. Drepturile persoanelor vizate

Prin citirea prezentei Politici de confidentialitate si protectie a datelor cu caracter personal ati luat la cunostinta faptul ca va sunt garantate drepturile prevazute de GDPR, respectiv:

- dreptul la transparenta a informatiilor, a comunicarilor si a modalitatilor de exercitare a drepturilor Dumneavoastra;

- dreptul la informare si acces la datele Dumneavoastra cu caracter personal;

- dreptul la rectificare;

- dreptul la stergerea datelor (“dreptul de a fi uitat”);

- dreptul la restrictionarea prelucrarii;

- dreptul la portabilitatea datelor;

- dreptul la opozitie;

- dreptul de a nu fi supus unui procesul decizional individual automatizat;

- dreptul de a va adresa Autoritatii de Supraveghere (ANSPDCP) in caz de incalcare a drepturilor Dumneavoastra, garantate de legislatia privind protectia datelor cu caracter personal.

Pentru exercitarea drepturilor mai sus mentionate sau pentru orice intrebare legata de modul in care datele Dumneavoastra sunt utilizate sau daca unele dintre acestea sunt incorecte, va puteti adresa cu o cerere scrisa, datata si semnata catre RETENZA SRL pe adresa de email: info@retenza.ro.

Va rugam sa tineti cont ca, inainte de a da curs oricarei astfel de cereri, ne rezervam dreptul de a va verifica identitatea, pentru a ne asigura ca solicitarea provine chiar din partea Dumneavoastra.

De asemenea, va este recunoscut dreptul de a va adresa justitiei pentru orice incalcare a drepturilor Dumneavoastra privind prelucrarea datelor cu caracter personal. Informatiile pe care ni le furnizati vor fi utilizate si stocate doar in scopul pentru care le-ati furnizat, pentru a administra, a sprijini si a evalua serviciile noastre, inclusiv pentru a preintampina incalcarea securitatii sistemelor si pentru respectarea legii si a termenilor nostri contractuali.

 

8. Prelucrarea datelor ca Operator imputernicit

Prin intermediul serviciilor pe care le oferim, prelucram date de la clientii Dumneavoastra, ca Operator imputernicit. Ne asiguram ca datele clientilor Dumneavoastra sunt colectate si prelucrate la aceleasi standarde de confidentialitate si prelucrare a datelor personale, precum datele Dumneavaostra. Ne asteptam ca Dumneavoastra, de asemenea, sa asigurati securitatea datelor personale si toate obligatiile impuse de GDPR in cazul prelucrarii datelor clientilor Dumneavoastra, colectate in urma serviciilor pe care vi le oferim. In aceste conditii si in conformitate cu Articolului 28 din GDPR, includem in Termeni si Conditii un acord de prelucrare a datelor personale de catre RETENZA SRL, ca Operator imputernicit de Dumneavoastra.

 

9. Perioada de stocare a datelor

Datele personale vor fi prelucrate cel putin pe durata de valabilitate a contractului incheiat, precum si ulterior, pe durata necesara executarii obligatiilor contractuale de catre oricare dintre parti. Datele personale vor fi stocate atat timp cat este necesar pentru scopurile mentionate mai sus sau pe o perioada de timp prevazuta de dispozitiile legale, in conformitate cu politica noastra interna privind retentia datelor.

Daca sunteti de acord cu prelucrarea in scop de marketing, datele personale colectate vor fi pastrate pana cand ne veti informa cu privire la retragerea consimtamantului acordat in acest scop sau va veti exercita dreptul de opozitie in mod direct prin dezabonare sau solicitare expresa.

 

10. Securitatea datelor cu caracter personal

Retenza asigura securitatea datelor (de exemplu: protectie cu parola, antivirus), va lua toate masurile tehnice si organizationale ce se impun pentru a proteja confidentialitatea datelor cu caracter personal, aplicand masuri adecvate, mai ales impotriva urmatoarelor: acces neautorizat; modificare; transmitere; publicare; stergere sau distrugere; distrugere sau stergere accidentala; si/sau indisponibilitate cauzata de schimbarea tehnicii aplicate.

Pentru a impiedica accesul neautorizat la datele cu caracter personal, modificarea si publicarea neautorizata sau utilizarea neautorizata a acestora, Retenza va asigura urmatoarele: crearea si functionarea unui mediu informatic, tehnic adecvat; respectarea unor reguli procedurale pentru operare, gestionarea riscurilor si furnizarea serviciilor.

 

Ultima actualizare: 30/01/2025